Aufbewahrungsfristen

Rechtliche Aufbewahrungspflichten

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB).

Aus steuerlichen Gründen haben aber alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.:

  • Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG)
  • Steuerrecht (EStG, KStG, GewStG)
  • Zivilrecht (BGB, ZPO)
  • Aktiengesetz (AktG)
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Beamtenrecht
  • Röntgenverordnung (RöV)
  • Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe (EfbV)
  • Strahlenschutzverordnung (StrlSchV)

Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen

Die handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein.

Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. Datenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen

Im folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gemäß der Abgabenordnung (§147) mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

Aufbewahrungfristen von A-Z

In der folgende Tabelle finden Sie

  • in Spalte 1 das jeweilige Dokument,
  • in Spalte 2 die gesetztliche Aufbewahrungfrist in Jahren
  • und in Spalte 3 die Unterlagen des Jahrganges der ab dem 01. Januar 2009 vernichtet werden kann.

Aufbewahrungsfristen A

Dokument

Frist in Jahren

 

An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen

6

 

Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben

-

 

Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben

6

 

Anlagevermögen

10

 

Anlageverzeichnisse

10

 

Anträge auf Arbeitnehmersparzulage

6

 

Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich

10

 

Aufbewahrungsfristen B

Dokument

Frist Jahre

 

Bankauszüge, Bankbelege

10

 

Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung

10

 

Belastungsanzeigen (intern und extern)

10

 

Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen

10

 

Bestell- und Auftragsunterlagen

6

 

Beteiligungsunterlagen

10

 

Betriebsabrechnungsbögen

10

 

Betriebskostenabrechnungen

10

 

Betriebstagebücher (EfbV)

5

 

Bewirtungsunterlagen

10

 

Bilanzen

10

 

Bilanzen und Bilanzanlagen

10

 

Buchungsanweisungen

10

 

Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)

6

 

Aufbewahrungsfristen D

Dokument

Frist

 

Darlehensunterlagen

10

 

Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO)

10

 

Dauerauftragsunterlagen

6

 

Debitorenbuchhaltung

10

 

Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen

10

 

Doppelbesteuerungsunterlagen

6

 

Aufbewahrungsfristen E

Dokument

Frist

 

EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)

10

 

Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege)

10

 

Einheitswertunterlagen

10

 

E-Mail mit steuerrelevantem Inhalt

10

 

Essenmarkenabrechnungen

10

 

Aufbewahrungsfristen F

Dokument

Frist

 

Fahrtkostenerstattungsunterlagen

10

 

Frachtbriefe

10

 

Freistempelabrechnungen

10

 

Aufbewahrungsfristen G

Dokument

Frist

 

Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar

10

 

Gehaltslisten

10

 

Geschäftsberichte

10

 

Geschäftsbriefe

6

 

Geschenknachweise

10

 

Gesellschafterversammlung/-beschlüsse, Protokolle und sonstige Unterlagen

10

 

Gewinn- und Verlustrechnung

10

 

Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare

10

 

Gründungsakten der Gesellschaft

10

 

Gutachten

10

 

Gutschriften, Gutschriftsanzeigen

10

 

Aufbewahrungsfristen H

Dokument

Frist

 

Handelsbriefe

6

 

Handelsbücher

10

 

Hauptbücher

10

 

Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)

10

 

Aufbewahrungsfristen I

Dokument

Frist

 

Inkassobücher, -karteien, quittungen

10

 

Inventare, Inventarnachweise

10

 

Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke

10

 

Aufbewahrungsfristen J

Dokument

Frist

 

Jahresabschluss

10

 

Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften

10

 

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

10

 

Aufbewahrungsfristen K

Dokument

Frist

 

Kassenberichte

10

 

Kassenbücher und Kassenblätter

10

 

Kassenzettel

10

 

Kontenpläne und Kontenänderungen

10

 

Kontoauszüge

10

 

Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte

10

 

Kostenträgerrechnungen

10

 

Krankenhaus-Buchführungsunterlagen

10

 

Kreditorenbuchhaltung

10

 

Aufbewahrungsfristen L

Dokument

Frist

 

Lastschriftanzeigen

10

 

Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen

10

 

Lohnkontenarten

10

 

Lohnlisten

10

 

Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.)

10

 

Aufbewahrungsfristen M

Dokument

Frist

 

Mahnvorgänge

6

 

Maschinenkarteikarten (Inventur)

10

 

Mietverträge (nach Vertragsende)

6

 

Aufbewahrungsfristen N

Dokument

Frist

 

Nebenbücher

10

 

Aufbewahrungsfristen O

Dokument

Frist

 

Offenbarungseidanträge

6

 

Aufbewahrungsfristen P

Dokument

Frist

 

Pachtverträge (nach Vertragsende)

6

 

Patente und Patentunterlagen - nach Ablauf des Patents

6

 

Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär

30

 

Pensionskassenunterlagen

10

 

Personalunterlagen (Unterlagen über)

6

 

Pfändungsunterlagen

10

 

Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen

10

 

Produkthaftung, Unterlagen zur Produktion im Rahmen der Produkthaftung

30

 

Provisionsabrechnungen mit Unterlagen

10

 

Prüfungsberichte des Abschlussprüfers

10

 

Aufbewahrungsfristen Q

Dokument

Frist

 

Qualitätsmanagement-Unterlagen

10

 

Quittungen, wenn Buchungsunterlagen

10

 

Aufbewahrungsfristen R

Dokument

Frist

 

Rechnungen und Rechnugsunterlagen

10

 

Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss

6

 

Reisekostenabrechnungen

10

 

Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)

10

 

Aufbewahrungsfristen S

Dokument

Frist

 

Saldenbilanzen

10

 

Saldenlisten

10

 

Scheckunterlagen und Wechselunterlagen

10

 

Schriftwechsel

6

 

Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)

6

 

Sozialversicherungsunterlagen

6

 

Spendenbescheinigungen

10

 

Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)*

10

 

Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)*

30

 

Strahlenschutzbelehrungen (RöV)

30

 

Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)*

30

 

Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*

30

 

Aufbewahrungsfristen T

Dokument

Frist

 

Telefonkostennachweise

10

 

Aufbewahrungsfristen U

Dokument

Frist

 

Überstundenlisten

10

 

Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher

10

 

Aufbewahrungsfristen V

Dokument

Frist

 

Vermögensverzeichnis

10

 

Versandunterlagen und Frachtunterlagen

10

 

Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen

10

 

VwL-Unterlagen

10

 

Aufbewahrungsfristen W

Dokument

Frist

 

Wareneingangsbücher und Warenausgangsbücher

10

 

Wechsel

10

 

Aufbewahrungsfristen Z

Dokument

Frist

 

Zessionen

6

 

Zinsabrechnungen

6

 

 

Sie haben noch Fragen?

Wir beraten Sie gerne.
Kostenlose Servicerufnummer
Mo-Fr 08:00 bis 17:00 Uhr

+49 800 2743282